Что важно знать отелям

С 1 сентября 2026 года заселение через цифровой ID станет обязательным для всех отелей от 50 номеров. А позже – для менее крупных.

Для внедрения сервиса необходимо закупить оборудование для сканирования QR-кодов и провести интеграцию с внутренними ИТ-системами отеля (PMS). При этом потребуется оформить на одного или нескольких сотрудник сотрудников машиночитаемую доверенность (МЧД) для «Госкана». Для цифрового заселения достаточно, чтобы в смене был хотя бы один сотрудник с действующей МЧД, который может выполнить подтверждение личности через «Госкан».

Перед началом работы следует проверить, поддерживается ли цифровой формат, который отель использует для заселения гостей. Это может быть PMS/АСУ, сервис миграционного учёта или отдельное решение для сканирования QR-кода/штрихкода.

Также следует запросить инструкцию у поставщика этой системы, подготовить сотрудников к работе с новым сценарием заселения –  «Госканом» от имени юридического лица отеля.

Обучение команды должно строиться по чётким регламентам на основе материалов Макс и включать два блока:

  • Техническая часть: отработка навыков работы со сканером и софтом, считывание QR-кода и проверка данных через Госскан.
  • Общение с гостем: сотруднику важно уметь объяснить преимущества нового сервиса, помочь с установкой приложения, если это необходимо и в случае сложностей, предложить способ заселения по паспорту.

Что должен делать сотрудник отеля

Сотрудник средства размещения должен открыть главный экран в мобильном приложении Госуслуги и нажать на кнопку «Госкан». Затем следует отсканировать от имени организации QR-код, который гость откроет у себя в мессенджере Макс. Сделать это можно подключённым оборудованием: 2D-сканером либо камерой.

После этого следует убедиться, что данные туриста появились в PMS гостиницы. Система сама проведёт необходимые доработки для их распознавания.

В случае, если QR-код не сканируется, нужно попросить гостя обновить его, убрать плёнку с экрана, приблизить или отдалить телефон от сканера и увеличить яркость экрана. Если и это не помогает, то можно заселить по стандартной процедуре с бумажным паспортом, а такой случай передать в поддержку Макса.

В случае, если данные в PMS/АСУ и «Госкане» не совпадают, следует проверить что сканировался документ того же гостя и тот же тип документа. Если расхождение сохраняется, необходимо использовать стандартную проверку документа по процедурам отеля и передать случай в поддержку.

Как передаются данные для миграционного учёта

Сценарий цифрового заселения предназначен для передачи данных документа в PMS/АСУ отеля. Дальнейшее их предоставление в МВД и миграционный учёт выполняется средствами и процессами, которые отель уже использует для миграционного учёта.

Цифровой ID помогает получить данные документа, но не заменяет обязанность отеля корректно завершать учёт по действующей процедуре.

Что цифровой ID даёт бизнесу

  • Скорость. Процедура занимает минуту: сотруднику остается только выдать ключи от номера.
  • Точность. Автоматическая загрузка данных исключает ошибки при заполнении регистрационных карт.
  • Современный имидж. Отель, использующий технологии, выглядит привлекательнее в глазах гостей.

Подробный алгоритм по заселению через Макс доступен по ссылке, а здесь можно скачать готовые инструкции и чек-листы для регионов и гостиниц. Материалы для отелей – тут.